Functie Ben jij de proactieve krachtpatser die ons verzekeringskantoor naar een hoger niveau tilt? Wij zoeken een office manager die met passie en pit de administratieve spil binnen ons team wordt. Ben jij iemand die niet wacht op instructies, maar zorgt dat alles al geregeld is vóórdat het gevraagd wordt, lees dan snel verder! Wat ga je doen? Als onze office manager ben je veel meer dan alleen de drijvende kracht achter de administratieve processen; je bent de onmisbare rechterhand van onze bestuurder. Je ontvangt beslissingsbevoegdheid om zaken vlot en efficiënt te regelen, waardoor je echt verschil kunt maken binnen ons kantoor. In deze veelzijdige functie beheer je enerzijds de administratie en anderzijds draag je bij aan de social media-kanalen én website. Jouw proactieve blik en anticiperend vermogen zorgen ervoor dat je ook eens vooruitdenkt over wat onze klanten nodig zouden kunnen hebben en wat er mogelijk ontbreekt in onze dienstverlening – zelfs zonder dat hier direct om gevraagd is. Contact met klanten maakt een klein onderdeel uit van je takenpakket, dus de focus ligt echt op intern management en de administratieve organisatie. Ook ga je regelmatig in gesprek met klanten over offertes en basisvragen over verzekeringen. Daarnaast besteed je een deel van je tijd aan het up-to-date houden van onze website en het beheren van onze social media-kanalen.

Bedrijfsinformatie
Dit verzekeringskantoor, een onafhankelijk en energiek kantoor met twee vestigingen in de regio van Mol, is trots op zijn toegewijde team van vijf experts, elk met hun eigen specialisatie, en een trio van toegewijde verzekeringsmakelaars. In de context van groei en het continueren van onze excellente klantenzorg, zijn zij op zoek naar een extra relatiebeheerder om hun team te versterken.
Jouw profiel Voor de vacature als office manager kijken wij uit naar ónze reddende engel op vlak van ondersteuning. Ben jij die persoon? Lees dan snel verder! Je profiel Een proactief talent met een "peper in het gat"-mentaliteit Iemand die uit zichzelf initiatief neemt en altijd twee stappen vooruit denkt Een administratieve duizendpoot met ervaring in een soortgelijke rol, bij voorkeur binnen de verzekeringssector Een persoon met uitstekende organisatorische vaardigheden die niet bang is om belangrijke beslissingen te nemen Een teamspeler die ook zelfstandig uitstekend uit de voeten kan Een digitale guru die handig weg kan met social media en websitebeheer Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en berichten beheren Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern Brieven, verslagen, nota’s, ... opsen en redigeren Dossiers behandelen en opvolgen (samensen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...) Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen besen
De leveringen controleren Personeelsdossiers administratief opvolgen
Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...) De activiteiten van een team coördineren Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
fonische oproepen en bezoekers filteren Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren Aanbod Voor de vacature als office manager kan je rekenen op Een uitdagende functie binnen een dynamisch verzekeringskantoor Een voltijdse of /e functie optie-vast Ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling Een loonpakket op maat van jouw ervaring en aangevuld met extra legale voordelen als bijvoorbeeld maaltijdcheques €/dag en ecocheques Een hecht team waarbij collegialiteit en een goede sfeer centraal staan Solliciteren

ANNEBETH CLAES